关于 Agenda App(简达), 我感觉这是有管理经验的人为大家打造的工具

尝试从 LogSeq 到 Agneda

很长时间以来我使用 LogSeq 来管理 自己的 「议程」(agenda)。

所谓「议程」,可以理解成一个要被「放到桌面上」讨论或者处理的事情,如果运用在会议上,多半是要和人 沟通,协作或吵架 的事项;但个人工作也是可以有「议程」的,可以简单粗暴的理解为「优先待办事项」。

我们可以这样想象:一些「备忘」逐渐变成待办事项,一些事项永远去吃灰了,但也有一些待办事项逐渐浮现成为「议程」。这些「议程」可以被合并进「会议记录笔记」,加上「日期和地点」变成日历日程(的一部分),而加上「人物」便组成了协作事项(或即时聊天的一部分)

之前我使用 LogSeq 对「议程」进行管理(下图是参考例),是因为:从结构角度来看,节点可以被重新组织,按照项目,按照人物,按照地点,形成新的视图(我一直是这么做的),如果使用 Tana 的「超级标签」这一切可能会变得更加直观(这点很赞)。 换言之,「议程」是一个多维度的节点,一般不会孤立存在,总有上下文背景(尤其和时间,项目,人物有关),传统文本笔记很难将「有结构」的记录做好。如果,大家用各种「双链笔记」,我相信各种主流笔记也能实现这上下文连接和多视图,就是设计架构肯定要有些技巧,setup或有成本,甚至会有些麻烦。

LogSeq 是本地优先的 App,这点是我所推崇的地方。但是 「议程管理」和「写文章」之类的工作不同,有时也需要在移动端上进行快速查阅和调整,LogSeq 的同步的确是个问题,尽管我之前介绍他们将采用数据库版本并实现同步和协作,我隐约觉得这不是一件容易的事情,此时此刻的我应该选择更加成熟的方案。 而且本地保存这件事情,可以等到「议程」执行结束后归档到本地文件(例如按项目,或时间范围)。归根结底,还是因为对于当下的「议程」来说。调整和查阅会比其它笔记更加频繁,这是一种「即时性」的信息消费,而不是长久的知识存档。

这时,从我脑海里闪现出来的不是各类传统的清单工具,而是苹果生态环境下的 Agenda (aka 简达)这款工具, 因为其名字就已经暗示了它不是普通的待办记录工具,它只负责管理那些「议程」的工具。所以,没有花里胡哨的各种复杂功能,它只负责一类事情,并把事情做好。

在介绍之前,我想说一下我选择Agenda App的主要依据:

  • 采用 iCloud存储,也算变相的「本地优先」了,至少没有锁死上传到App自己的云上。
  • 支持 移动端(苹果家族) 的查阅和编辑,而且体验很好。
  • 支持 「功能性订阅」,用户可连续订阅,也可中途取消,一旦取消仍旧可以使用之前的功能,但没有之后的功能。我之前有过订阅,所以现在直接可用。
  • 退一步,即使免费版,也已经很强了。
  • 但,最主要的原因还是我接下去要讲的 「议程管理」特色。

Agenda 登场

再次强调一下,Agenda App(简达) 不是那种「面面俱到」的 to-do 工具,这一点上,喜欢「大而全」的用户可能会非常失望。

下面通过一个实际流程来介绍 Agenda App 我觉得可能会更加合适。

产生议程

在我这里,议程来自某个「备忘事项」,我采用 Drafts (以前有文章介绍:【译】快速收集信息,我如何在 Mac、iPad、iPhone 和 Apple Watch 上使用 Drafts),这个问题变得超级简单, 任何事情先记录到 Drafts,以后发送到 Agenda。 除了Drafts, 主流的工具都可以通过「共享菜单」将笔记发送到 Agenda,前提是大家加入了 OnlyAppleCanDo 的大家庭。

当然,我们也可以手动打开 App 自行添加议程,但我几乎没有这样做过,很难评论。

议程的分类和标记

对于议程来说, 项目,时间,(协作人,如果有的话),优先排序,是一些非常重要的指标。

Agenda App 引入了 Agenda 标记(On The Agenda),可以理解为一种特殊的「星标」(默认会打上),所有「标记」事项会被列入「议程列表」,我们也可以随时将事项从「议程列表」上撤下。 如果事项完成后,App 会提示我们自动将「议程标记」取消,但我一般会保留一段时间,之后手动把它撤下。这个「议程」标记是整个 App 里最重要的一个标记。

接下来,我们可以对事项按照时间分类,按照项目分类,按照自定义颜色分类,这些都是锦上添花了,但如果议程足够多,这些分类标记就会变得很实用。

如果不仅议程多,项目也过多的话,我们还可以创建一个「大分类」,其实就是一个「高层文件夹」,或者按时髦的说法就是「工作空间」。但我个人会努力不让这种事情发生,「已完成」项目如果过多的话,就应该归档到本地文件夹去;「未完成」项目过多的话,应该去管理自己膨胀的野心,在我这里,Agenda App 是一个快速消费信息的地方。

议程的编辑加工

每个「议程事项」都可以像一篇笔记那样被编辑,我一般会记录下议程执行的状态,下次查阅议程时,可以立刻「接入」上下文。 这里,「议程」也可以分解出子「待办事项」,特别适合有流程,状态,管道的那些事项。 比如说:

议程:和A供应商讨论供货合作

  • (待办1)约定会议时间
  • (待办2)约定供货价格
  • (待办3)约定供货周期
  • (待办3)约定付款周期
  • (待办4)合同签署

其中和日期有关的部分(比如上面约定了会议时间),Agenda 会体贴地调出 OS 的日历视图供参考,我们可以在Agenda App 里面指定日期,也可以直接拉到OS的日程上面,变成提醒事项,日历事项或和其他 App联动。所以,这也是 Agenda 必须嵌入苹果生态的原因之一。

查阅视图

现在,我们已经有了好几个维度, 查阅视图就是水到渠成的事情了。 最常用的就是「Agenda标记」视图, 我们时刻可以(掏出手机)看看哪些事情正在关心和处理中。 这个视图(包括其它视图)会有一些排序设定,可以按照自己喜好来设置(例如:从旧到新)。这种模式下,我们像是在阅读一个连续的笔记甚至可以直接编辑,但是实际上,内容是从多个节点汇总而来,单这一点,其理念就超越了许多「大而全」的工具。Agenda App 出来好几年了,目前这个理念已经被一些新近的笔记工具吸收。

「今天」也是个很重要的视图,只会筛选出今天的「议程」,似乎不包含「过期议程」,这使得一些「拖延症」患者(比如:我)会产生不安,但这也从侧面警告我,不要拖延,往者不可谏,来者犹可追。

「待办事项」视图,就是过滤出有「待办」的那些议程并罗列出来,我不太用,像是暗示着那些没有「待办」的议程似乎不重要。

其它视图还有「项目分类」等,大家按需查看即可。

「视图」的内部排序中,对于各种事项有「置顶」「置底」「折叠」的功能,这简直是神来之笔,虽然大家都是优先事项,但总有些事项比其它事项更加优先(俗称 Orwell 式优先级)。

其它特色

当然,Agenda App 是可以和他人协作分享议程的,在一个达成共识的小团队里,协作效果或许会更好,否则在国内就是微信,钉钉,飞书…… 各类即时工具的天下了,毕竟很多地方连协作日历订阅都没普及(为什么没有普及,也是值得玩味的事情)。

Agenda的内置笔记还有#标签 @人物 之类的功能,我不喜欢搞得太复杂,还是希望保持Agenda 对优先事项进行快反应的特色,而不是什么知识库,网状笔记 之类。 其实 Agenda App 也允许我们使用将搜索条件保存下来形成自定义视图,光这一项功能就可以满足很多筛选需求了。

最后

Agenda 对于「议程管理」的理解还是比较深入的。在「免费版」中,上面提及的那些 「自定义搜索」,「置顶」,「颜色」之类的辅助功能会受到限制,但即使用「免费版」,我们也能享受「Agenda 标记」这种基本管理方式的加成。

最后要一提的是,现在是2024年, Agenda App 的管理逻辑或多或少都可以在其它 ToDo工具里面通过设置完成,大家也可以自行配置, 但我们也许会发现,Agenda App 在一些细节上更加贴心,不像某些 App 巴不得自己把所有功能全包下,所以大而臃肿,连导出到 第三方日历 或 提醒事项都难以做到。

Agenda App 官方网站

https://agenda.com/

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