使用 Excel 作为 个人知识管理（PKM）的归档数据库？听起来很荒唐吗？

从一个看似荒唐的帖子开始

最近，我在 XDA 论坛上偶然看到了一篇帖子，标题是 Why do I use Excel as a PKM system? （为什么我用 Excel 作为个人知识管理系统？）。

刚看到时，我的第一反应是：「荒唐，怎么可能？」 随手点开这个作者的历史帖子，也能看出他似乎只是个「PKM 工具爱好者」。

但是，当我准备关掉这个帖子时，突然想起最近手头的一个信息收集类的项目，最后的交付形式正是 Google Sheets。更深入地思考后，我意识到，也许这个看似荒唐的想法并不完全无意义。毕竟，很多人喜欢 Notion，也只是因为它的 Database 组件（下图）；早期的 AirTable 也因其强大的表格功能，衍生出了许多应用。甚至有些小生意的「知识库」，完全是建立在这些不起眼的「表格」（或「数据库」）之上的。

再往前回忆一下，其实在很多公司中，Excel 依然是协作和信息共享的核心工具之一。虽然 Excel 的多人协作能力远不如 Notion、Airtable 或 Google Sheets，但作为一个离线工具，它反而有一些独特的优势，比如：文件同步的简单性以及对个人数据的保护。这种「掌握自己的系统」的理念，非常契合我对工具选择的一个原则—— 控制自己的数据。

又比如，Obsidian 的本地 Markdown 文档系统就是我目前的主要知识管理工具。而 Excel，其实可以被看作是一个更「结构化」的本地文件系统。如果以这种角度来看，Excel 用来做 PKM 也许并不那么荒唐。

再仔细看看

带着好奇心，我认真读完了那篇帖子。作者列举了他用 Excel 管理知识的几个方面：

• Python 学习：记录 Python 相关的笔记、代码片段和资源。
• JavaScript 笔记：与 Python 类似，但用于 JavaScript 相关的内容。
• 算法与数据结构：整理基本的计算机科学概念。
• 开源贡献：跟踪项目、问题和贡献记录。
• 开发工具和技术：记录各种软件开发工具的信息。
• 职业资源：整理关于职业发展的文章、课程和笔记。
• 个人项目日志：跟踪自己的编码项目进展和细节。
• 联系方式：保存其他开源开发者的信息。

这些内容看似很多很杂，但其实都有一个共同点：结构化数据。

Excel 的核心能力正是处理结构化数据。与其用 Obsidian 的文件夹去管理这些杂乱的内容，为什么不用一个表格更直观地分类、排序和检索呢？表格的格式化功能、公式和筛选能力，甚至可以让知识管理更高效。 Obsidian 以及 Capacity 之类引入 「元信息」字段也可以说是表格字段的一种投射而已。 再极端点说，Excel 是数据库的一个「表格视图」，而那些笔记工具是数据库的另一个「文档视图」，Tana/LogSeq 是数据库的一个「树状视图」。

人们面对信息复杂性时，会采用不同视图，而所有这些视图，都是由人自身不同偏好和实践经验来决定的。

Excel 的潜力：不仅仅是表格工具

我们如果仔细想想，Excel 的能力远远超出了「表格工具」的定义。以下是几个让我眼前一亮的潜在 PKM 功能：

1. 灵活的数据分类与检索

Excel 的筛选和排序功能非常强大。我们可以用来分类不同类型的信息，用自定义筛选器快速找到想要的内容。比如，上面提到用 Excel 管理学习资源时，可以通过「课程类型」、「优先级」或「学习状态」等字段，瞬间筛选出需要的信息。 这点其实是 Excel 这类工具的强项，目前不少笔记工具可能也难及。 但是数据结构化的成本是巨大的，这也是 笔记工具巧妙地做出了取舍。 如果让我选，我肯定要 Excel 的效果， 但只有笔记工具的输入成本， 这也是众多 AI 笔记吹嘘可以做到的地方，对此我表示谨慎的观察。

2. 自动化公式&进度管理

在管理学习笔记时，Excel 的公式可以帮助我们自动统计学习进度，甚至通过条件格式标记完成的内容。这种自动化能力，是很多传统 PKM 工具（比如 Obsidian 或 Roam Research）所不具备的，也许通过插件可以做到， 但 Excel 不仅原生可以做到， 而且还可以自己定制出花活来。

比如：Excel 中的图表功能，能够把枯燥的 信息分类/学习进度 转化为直观的图形。这里就不展开了，展开可以写几本书出来。

其实以前很多项目管理都是基于 Excel 展开的，当然今天也类似，还是基于表格工具，但不局限于 Excel 了。 对于需要管理进度和统计的 PKM 用户来说，这又是 Excel 的一个加分项。

3. 离线数据 和 跨平台的兼容性

不像 Notion 或 Airtable 需要联网，Excel 的本地文件存储方式，让数据完全掌握在自己手中，可以离线使用。也不需要担心云端服务的宕机、隐私泄露等问题。 如果我们愿意，也可以在信任的平台上同步这些文件。

Excel 文件，我特指 XLSX 格式，并非什么保密的格式，协议公开，很多程序都能访问。除了 微软自身的 MS Office， 其它还有开源免费的替代品，以及国产办公厂商的替代品，可以说几乎能在任何平台上打开 —— 无论是 Windows、Mac，还是手机和平板。

而且，顺便一提，文件形式也很利于小规模分发和共享，是那种可以不依赖与第三方平台的分发。 这类 PKM 在本世纪初似乎就逐渐消失了， 因为不适合「显露」。比方说，不适合在社交媒体平台上 show-off。但 PKM，我觉得是把知识管理起来，给自己使用为主，同时分发给特定的人群（例如：团队同事，班级学生），而不是搞个人出版，不需要 SEO博取大众流量，也不是打造IP并演变为知识收费。 那种都是「内容农场」产业下的一环，不是 PKM，我觉得是截然不同的另一类工具，有需要的可以自行去调研。

Excel VS 其他 PKM 工具

当然，Excel 也远非完美。Excel VS 其它PKM 工具有点像 堂吉诃德 大战 风车，两者根本不是一回事。

观察这些年：Excel 这类专业工具逐渐走出大众视野，而各类伪装成「生产力工具」的「玩具」却逐渐兴起，已经说明了一些问题。 这不是对错的问题，我个人甚至觉得，存在就有合理性。这只是一种现状：「专业主义」逐渐被俗称「博眼球主义」（没有特别贬义）取代，这也不仅仅发生在 PKM 或 生产力工具 领域，几乎所有领域都在上演类似的事情。

Excel PLM 有几个显著的问题：

• 缺乏超链接网络化笔记：相比 Obsidian 和 Roam Research 这样的双向链接体系，Excel 更倾向于线性数据记录。 虽然，Excel 的确有「引用」单元格，我个人觉得这点非常了不起，但使用成本远比任何双链笔记高 100 倍。想要键入 [[ 然后检索选择一个储备知识的单元格？做梦去吧！
• 界面不够友好：PKM 工具通常强调用户体验，而 Excel 的界面更偏向生产工具，可能不够「美观」，我就直说吧，很多 PKMer 眼里这就是「反人类」。我个人觉得还好，但考虑到有人连 Obsidian 和 Markdwon 都觉得难用得要死， 要说Excel？简直就是「地狱级」难度。
• 协作能力有限：虽然有在线 Excel，但它的多人协作体验远不如 Notion 和 Google Sheets。然而，如果我们要关注的是 个人使用，而不是团队协作，那么这点可能并不会成为阻碍。

工具只是手段

所以，读完 XDA 的帖子后，我不禁重新思考了以前提到的问题：我们选择 PKM 工具的核心目的是什么？

工具只是实现个人知识管理的手段，真正重要的，是我们是否有一个清晰的目标和 配套的 workflow。无论是用 Obsidian 的双向链接，Notion 的数据库，还是 Excel 的表格结构，只要能帮助我们高效组织、检索和利用知识，那么它就是一个好工具，这并不拘泥于「颜值」或所谓的「体验」上，因为知识管理的目标是（至少在我这里）和个人学习成长有关，而不是消遣娱乐。

所以，下次当我们面对一个看似荒唐的想法时，也许可以多一分包容与好奇，创新往往是从打破常规开始的。 如果大家扛得住 Excel 作为 PKM，下次还可以聊聊 CLI（命令行接口）的 PKM。 …… 还是算了，CLI 我自己也顶不住。