在各种待办工具的产品展示中，我们总能看到各种精美的任务列表示例。那些设计精美，多颜色多层级的任务井然有序地排列在一起，甚至还能变换出丰富的样式， 比如：看板视图，日历视图，什么艾森豪威尔矩阵（四象限），什么拉普拉斯熵增示意图（呃，这个是我瞎编的）……
但，只要各位真正在日常中投入使用这些工具，不用多久就会发现这些花哨的体系一定会失灵。产品演示时，看着很美好，可是一旦上手，这些「摆设功能」就通通变成负担，光给这些任务添加颜色标签就要费尽心思，何况每天还要重复列出并回顾一些事情。
多年折腾后，我得到一个或许反直觉的结论：标签和结构越少，事情越能被做完。 换言之，那些介绍功能全面专业花哨的 App 并不是要每个人都去实践所有的功能，我们可以选取自己最合适的那类功能即可，并且要非常克制地使用它们。 比方说：有人喜欢看板，那就管理看板，很大程度不再需要分类目录和标签了，有的人特别喜欢标签系统，那同样，看板的用途就不太重要了……
我最近看到过文章说，大多数个人事务只要限定在6个标签以内就够了，我深以为然。我虽然并不是完全履行标签分类，但是也顺便看了一下自己的分类法，发现也差不多，因此我把它们分享出来，虽是我个人的经验，但我相信，稍加改造，可以用在不同事务的管理以及不同的待办App上。
极简分类法
无论是「6种标签」还是「5块看板」，我们假设都称之为「极简分类法」。
极简分类法的的目的是打败认知负担。20+ 标签、15 个项目分类、8种彩色优先级会让我们在「整理」上花的时间比「执行」还多。我们需要非常激进地简化这套分类法。
大的区分
首先我建议，不要在待办里面设立项目分类，我是认真的。待办是个待处理事务集合，项目沉淀归档之类的事情应该放在后期去执行，上手就进行项目分类意义不是很大，尤其是项目不是很多的情况。如果一个普通人真的同时处理项目多到需要在待办上事先区分，那基本上，精力已经耗竭了，什么工具也救不了。
但我们还是要两个大的区分「工作事务」和「个人事务」，我建议用两个不同的 App 承载， 例如打开 Apple Reminders 永远都是 个人事务。 打开 Todoist、AnyDo 之类总是 工作事务。
这就足够了。不要再额外增加负担了。
Inbox
首先我们要有 Inbox 的概念， 躺在Inbox 里面的事务可能是我们在路上临时记下的，或者接到一个电话，一封邮件后留下的备忘…… 切记，不要当场进行分类，当场只要记下大概就可以了。除非这件事有非常明显的时间导向，否则连时间都不要去记录。
开始分类
分类可以在每天早上进行，或者晚上，一天一次，或两次，完全取决于个人的习惯。
打开 Inbox 看看里面的事情， 不外乎就是这么几种类型：
Agenda
这类事情已经可以排上日程了，信息齐全，没有特别阻碍。需要的就是时间去做。
很多 App 会提供一个特殊的分类，MyDay，Today，Agenda …… 就是指这类事情，不要额外再开标签或文件夹了，直接把任务设为 Agenda 类型即可。
Waiting
这类事情被「阻塞」了，阻塞的原因一般不是自己，而是在等待外部因素，很常见的有：等对方回答，等指定日期来临…… 一般不需要自己主动去介入，等到某个时候，我们再来更新 Waiting 任务， 或者直接删掉（如果在等暗恋女生主动向自己告白的话）
Later
这就是 Waiting 的「高级版」了，我个人觉得是这里面的事情，都是不会主动发生的，我们可以把一些不太重要也不太紧急的事情扔进去，有余力再来处理。 如果长久没有处理，也可以考虑直接删掉。不要浪费精力，长久的等待和拖延，就是心里暗暗地在说 No，所以不如遵从自己原始内心的决定吧。
Important
这可能是我唯一需要的「标签」了，绝大多数事情只要这一个标签即可。有的文章或分类法还会建议给一个的「杂事」或者「跑腿」之类的标签，这也不错。但我觉得，不如简单一点，事情要么重要，要么不重要，别在搞第三四五个状态出来。 时间上的硬性截止，会在任务的提醒时间，日程上面体现出来了，不用再额外开一个分类了。 所以这里说的「重要」就是真正的重要，没有辩驳的，非做不可的， 可能和我们的某种决心，某种志向有关，或者某种使命（可能是老板或客户要求的）有关。
好了，就是这 3个分类+1个标签。再重复一遍，不用去设立很细的分类，什么项目，@了哪个人，这些内容可以在任务里简略提起，但大多没有必要被细致的分类记录下来，如有必要可以在事后记录时再去沉淀，作为一种宝贵的知识库或业务日志，但凡这些，都没有必要在处理待办时绞尽脑汁去安排。
如果有人一定要抬杠，说我需要 breakdown 任务 然后给 同事指派任务…… 这类事情 已经超越了「待办任务」App 这个级别，明显是「项目管理」级别，建议使用更专业的工具（例如下图的Linear）。而且 breakdown 这件事本身就已经是一个复杂的工作了， 就像我们有个「和朋友晚餐」的事项，这是简单事项，没有必要把晚餐的每道菜也写在待办里面一样。如果万一实在有必要，那么抽出一段时间另外找地方去写，去计划，去安排，去购买，去准备…… 所谓的「待办事项」工具，它不是，也不应该是我们所有经历的日志。待办事项很可能是，事情搞定后，几乎不会再来回顾的地方。
极简分类的日常流程
每天抽个时间（可能都不用 2~3 分钟），让我们打开 Inbox，看看每个任务：
- 真的重要吗？
- 是 → + Important 标签（或星标）
- 否 → 考虑把它删了吧，或者扔到 Later
- 能开始做了？
- 是 → Agenda （如有必要加上日期）
- 否 → 被他人或外界条件阻塞吗？
- 是 → Waiting
- 否 → 考虑把它删了吧，或者扔到 Later（如果不重要，建议就是删了）
- 没了，流程就结束了。 把精力留给做事情吧。
值得一提的是，个任务加上日期这点很有「欺骗性」，截止日还是开始日？我个人觉得，如果当天或第二天可以搞定的，就别加日期了，需要排期到以后的， 可以扔进 Waiting 再做考虑。 时间日期即使加上也只是一个参考，尽量不要依赖这个日期。我们的主要精力不应该被日期驱动，而应该被事务本身的重要性驱动。这也是极度克制极简方法论的表现。
最后
极简分类法，本质上是尽可能删除了一些不必要的因素，让待办事项不要沦为下一个 PKM 或一个日志库。 待办事项类工具提供的是「入口」，让我们开始做事情。工具的意义在于：帮助我们理解以下几件事情：
- 我在做什么？
- 我在等什么？
- 我在拖延什么？
- 这些事情真的对我重要吗？
每天的回顾，就是在一遍遍反复的询问自己的内心。
考虑到我们皆凡人，没有什么目标是第一天就完美的，所以与其费尽心思设立一个完美的任务结构体系，然后花力气去维护。 不如用极简的方法搭个架子，随着每天的推进，逐渐演化生成一个自己的待办决策机制。
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