【译】如何用两个免费的苹果自带App，运行我的整个生产力业务

写在前面

我一直觉得，苹果自带的备忘录和提醒事项其实很强大，免费而且提供跨设备云同步（前提是在整个苹果生态下）。

我之前分别介绍过备忘录和提醒事项的一些实践感想。最近我看到的这篇文章则是将两者结合起来，构筑了一个简单的业务系统。

原作者的一些理念，已经和我的想法非常接近（比如收件箱机制）。尽管我个人并不是完全使用苹果生态（我非常介意平台锁定），所以用的笔记+提醒都是跨多平台的工具组合，但是其组织和管理机制和今天要介绍的方案异曲同工。

甚至，我觉的如果我只能使用苹果环境，今天这篇文章就是最佳实践了。

今天这篇文章来自于：Robin Kai；原文出处：https://medium.com/macoclock/these-2-apple-apps-run-my-entire-business-for-free-4f22070187e0 火箭君翻译并略作编辑。以下正文。

正文

大多数创作者把他们的业务管理得过于复杂。

到处都是临时的笔记。
装满各种生产力应用程序。
却没有计划和策略。

我以前也是这样的。但后来我找到了一个简单的方案。用两个免费的苹果应用就能把所有东西集中在一个地方，无论是想法、内容还是任务和计划。

接下来，我会展示我是如何使用苹果「提醒事项」和「苹果备忘录」来运营我的业务的（以及为什么它比我尝试过的其他任何方法都更有效）。

我只想要一些简单的东西

我不想要另一个花哨的工具。只是想要一种能够：

快速捕捉想法
规划我的内容
起草社交媒体帖子
整理写作想法
跟踪我所有的任务
管理项目

我把几乎所有主流的东西都试过了：Notion、Todoist、Trello、Evernote、Google 文档、Google 表格。

没有一种能长久坚持下来。

作为一名苹果用户，我意识到我已经拥有所需的工具。Apple 提醒事项和 Apple 备忘录。免费。在我所有设备间同步。易于使用。而且出乎意料地强大。

苹果的生产力工具并不总是好用

几年前，它们远远落后。基本功能缺失。大家都用第三方应用。但情况改变了。
随着每一次 iOS 更新，苹果悄悄改进了这两款应用。现在它们实际上很不错——真的很不错。

以下是苹果最近几版新增的内容：

iOS 15

提醒事项：标签、智能列表
备忘录：智能文件夹、@提及、活动视图

iOS 16

提醒事项：列表模板、固定列表
备忘录：面容 ID 锁、快速记事

iOS 17

提醒：列表内的章节，列视图
备忘录：链接到另一条笔记，可折叠的章节

iOS 18

提醒：上下文感知建议
备忘录：音频录制、实时转录、数学笔记

iOS 26

提醒事项：从控制中心快速创建
备忘录：将通话保存到笔记、导出为 Markdown

这两个看似微不足道的自带应用变得出乎意料地强大。

而最棒的是：它们总是陪着我。iPhone。iPad。Mac。无处不在。

我如何区分：任务与项目

让我说清楚：不要把所有东西都塞进一个应用。这是我一开始做的事。很快就变得一团糟。
现在我把它们用于不同的事情：

Apple 提醒事项 → 单项任务、快速操作、日常习惯
Apple 备忘录 → 任务集合、想法点子、路线图、项目管理

使用 Apple 提醒事项时，我追求快速和高效。能够快速访问我需要做的任何事情——今天、明天或下周。所以我在提醒事项里只保留单一的、独立的任务。比如会议、随机想法或我需要采取的某些行动。这里也是我跟踪定期例行事务的地方。

而苹果备忘录则是我深入处理的场所。它用于分组任务、想法和执行计划。任何需要多于一步或一些结构的内容都放在备忘录里。项目、头脑风暴、写作大纲——都放在那里。

现在，让我们把它分解开来。

我如何使用苹果提醒事项

提醒事项是我一天的起点。我每天早上都会打开它。重新排序优先级。制定计划。我逐渐建立了一个涵盖一切的系统——家庭、工作、兼职。

收件箱

任何新东西都放在这里。想法。任务。每周一次，我会清理并将条目移到合适的列表中。

文件夹

我有像「Private」（私人）这样的文件夹用于个人事务，和「Side Hustle」（副业）用于我的业务。每个文件夹里有多个清单。

我喜欢文件夹的一点是，当点击它们时，我们可以看到里面每个清单的所有提醒。

基于时间的清单

我保留了 4 个与时间相关的清单。我经常更新它们并用来提前计划。这就是我如何掌控事情的：

日常：日常习惯、挑战、学习（ROUTINES）
本月任务：我计划本月要做的事
本周任务：我想在本周内完成的事情。我会在每个周末左右更新，通常在周五或周日
本周重点：1–2 项最重要的任务
100 天：某个时间段里的宏大目标。

伴随智能清单的一天

这是我的每日重点。它是一个带有优先事项和时间块板块的智能清单。我在这里描述了如何设置它。

我总是先做优先事项。重要的是：

每天只保留 1–2 个优先事项，不要更多。通常我希望优先事项与其他任务的比例保持在 20:80。

我如何使用 Apple Notes

Notes 是我的大脑。这里存放着一切：想法、草稿、计划。
我用文件夹来区分生活的不同领域——个人、家庭、副业。我的副业文件夹叫做 1-Minute Creator。

这是我的使用方式：

收件箱（3 种类型）

是的，我有 3 个收件箱：

收件箱笔记 → 一般想法、引用、书摘要
写作灵感 → 供 Medium 或 Substack 使用的故事题材
社交帖 → Threads 或 Substack Notes 的草稿

在这个文件夹里我也会放一些不想归类到任何文件夹的短期笔记。它们会在某个时候消失。

它可以是我经常考虑的新项目（之后会移到专门的文件夹），也可以是像即将到来的黑色星期五这样有时间限制的事项。

文件夹

这些是按照每个重要领域来组织的。这些是我想要保存并定期使用的东西。在我的副业文件夹里，我把每次需要时会用到的一切都放在那里。

例如，当我在 Medium 发布内容时，我会查看我最常使用的 Medium 标签。

项目

有趣的地方在这里。我在 Notes 中规划所有项目。每个项目都有自己的笔记。
在那个文件夹里，我把一些笔记固定在最上方——这些是我当前正在进行的项目。
下面是所有其他笔记，都是我以后想要拾起的项目。

我尽量把每个项目描述清楚：我想做什么，如何做以及何时做。Apple Notes 在这方面非常好用。大家也可以添加自己的要点、清单和链接。总之，计划和追踪工作所需的一切都在这里。

连接「提醒事项」和「备忘录」

这是最棒的功能。我将“提醒事项”中的任务直接链接到“备忘录”。

操作方法如下：

高亮笔记标题 -> 右键点击 -> 共享 -> 提醒事项

然后它会出现在你的 Apple 提醒事项中，附带一个指向该笔记的链接。这样你只需一次点击就能打开它。

我的提醒可以是类似“为这个项目工作 1 小时”的简单内容。我打开提醒，设定计时，然后专注工作。

我并不会用标签和智能文件夹把一切都自动化

尽管如此，我在某种程度上还是有点老派——多年来一直用笔和纸。我很喜欢那样。但我想减少我工作中依赖的东西数量。有好几次我忘了带我的纸质任务本，说实话，我接下去都不知道该做什么。

那时我就知道我的系统必须改变。

现在，有了苹果的提醒事项和备忘录，我所需要的一切都随时可得。我把大脑用来思考创意和进行创造性工作，而不是用来存储东西。

快速捕捉，否则就会丢失

效率和速度来自于：总是把想法写下来。每当我想到什么，我就把它记下来。
做到这一点的最佳方式就是在我的 iPhone 上使用小组件。

我为 Apple 提醒事项设置了一个捷径——只需轻点一次就能添加任务。我还使用 Apple 备忘录小组件来快速记录：一般笔记、社交动态的创意、内容主题。

如果更方便，我们也可以使用「快速备忘录」功能，或把所有东西写在一个收件箱笔记里。

但这个系统对我来说运行得很好。有时候我甚至会用 Siri。只需说：“提醒我……” 就完成了。（火箭君注，我也是这样操作的，这是 Siri 最是用的功能了，如果有 Apple Watch 也可以直接对手表这样说）

快速记录意味着我不会丢失任何东西。而且我可以专注于真正的工作。