写在前面
苹果生态在时间管理和生产力提升上一直有着不错的反响。 有些人最早入圈苹果生态可能就是因为某几款苹果独占的 App， 比方说早期的一些 GTD 工具，又比方说 Alfred 以及后来的 Raycast， 后来还有一些特色笔记工具， Bear，GoodNotes 之类 …… 甚至有些工具更适合和苹果独有的设备联合使用， 诸如 和 手表 和 Pencil 之类设备结合。
应该说，苹果生态是一个精心调整过的环境，尤其是Mac，iPad，iPhone，Apple Watch 这些设备联合组织起来的时候，对生产力的促进效果更是惊人。 但缺点是，投入苹果生态一方面费钱，另一方面可能会限制某些用户的折腾能力。
今天要介绍的文章是关于一个海外作者的经验谈，作者提到了如何利用苹果下的工具和设备，组织自己时间和任务。 其中不少地方，和火箭君类似，虽然部分「工具链」上的 App 可能不一致（比方说，我不使用 Sorted3， 而是 Agenda），但整体流程还是存在不少共鸣之处。 因此分享给大家。
原文作者：Tobias Hedtke， 原文地址：https://medium.com/macoclock/time-and-task-management-inside-the-apple-ecosystem-4955a691be9d， 火箭君翻译并略作编辑整理，以下正文。
正文
时间和任务管理并不容易，但却非常重要，要想不被各类事情缠身，拥有一个强大的管理系统就显得尤为重要。
「苹果生态系统」为我们提供了一个坚实的基础，我们可以在此基础上建立高度定制化的生产力管理系统。但在某些方面，苹果自身的应用程序和功能却出人意料的不足。
在这篇文章中，我想向大家介绍一下我是如何使用苹果生态系统来记录所有任务的，以及我是如何进行时间管理的。
1. 我使用的应用程序和功能
我的任务和时间管理依赖于一些苹果第一方应用程序和苹果在设备中植入的功能，以及一些第三方应用程序，用来弥补苹果自身的主要缺点。
- Reminders （苹果自带）
这是我的大脑想法的倾倒处。我以后需要记住的所有东西都会记录在这里。
- Siri （苹果自带）
到目前为止，它还不是市场上最好的语音助手，但也能满足我的主要需求。Siri 在我的管理系统中发挥着核心的作用。
- Spotlight Search （苹果自带）
这是非常有用的 OS 功能，可让我快速创建事件。
- Calendar （苹果自带）
这里面是我一周内所有约会和活动的安排。
- Mail （苹果自带）
这是我用来发送商务邮件的两个电子邮件客户端之一，因为它能与 Siri 完美集成。
- Spark （第三方）
这是一款伟大的应用程序，但我可能没有充分发挥它的潜力。它在某些方面比默认邮件应用程序更好用，尤其是在不同的电子邮件签名之间切换。
- Sorted3 （第三方）
它是时间和任务管理中心。在这里，所有事情都汇集在一起，并被整理成我一天的结构。（火箭君注：我用的则是 Agenda App）
上面这些只是简述。接着我将介绍如何以及在哪些设备上使用这些应用程序和功能。
2. 苹果手表和「想法倾倒」（Brain-Dumping）
Apple Watch 是我任务管理系统的核心设备。我的系统在很大程度上依赖于「想法倾倒」。每当有关任务或重要事情的想法在我脑海中闪现，我就必须把它从大脑中清除出去，倒入一个专门的地方，并且随身携带。否则，它就会在遗忘的深渊中逐渐消失。
简而言之，Apple Watch 就是一扇通往大脑想法倾倒场的大门。
我的 「倾倒处」是 Reminders App，而 Siri 则是它的看门人。工作日里，我经常会抬起手腕，让 Siri 提醒我某些任务。不过，我坚持一个非常重要的原则：
提醒事项或待办事项总是有指定的日期和时间。
我的 Siri 命令总是这样下达的：「Siri，在【日期】【时间】提醒我【任务】」。
（火箭君注：这个做法和我几乎一模一样，别人有时会见到我对着手表自言自语，一般就是我在快速记录事项或日程，我和 Siri 的沟通主要就是在干这件事情。）
当提醒弹出时，我就会去处理它。因此，我确保在没有其他日常任务的时候（通常是晚上）设置提醒。根据我为自己设置的提醒，我会在提醒弹出时完成相应的任务，或者有意识地花时间将收件箱中的任务安排到第二天的某一天（火箭君注：谁不是战术性拖延的高手呢？）。
3. iPad mini 和手动任务输入
iPad mini 6 是我的第二台 iPad。不过，次要绝不意味着不重要。事实恰恰相反。鉴于其便携性，iPad mini 始终是我日常携带的伴侣。它也是我的主要笔记设备。在我一周参加的所有会议中，总会有一些待办事项，我会把它们写入会议记录并加以强调。然后，我会把它们转到我的任务管理应用程序 Sorted3。稍后再详细介绍这款出色的应用程序。在这个工作流程中，我遵循自己的原则，为每项任务分配日期和时间。否则，任何任务都不会进入收件箱。
在 iPad mini 上，Siri 再次成为我与苹果第一方邮件 app 配合使用的重要工具。虽然我在其他设备上都使用 Spark 发送商务邮件，但 iPad mini 上的 Apple Mail 应用程序与 Siri 的集成度极高，因此我坚持使用它。Siri 可以非常可靠地识别邮件里面的事件，我只需轻点按钮就能将事件传送到日历。
4. 主要工作工具 – iPad Pro
一年多以前，iPad 曾让我迷失过，但幸运的是，随着时间的推移，它又重新成为了我的主要工作设备。自从我升级到全新的 M4 iPad Pro 后，这一点再次得到了证实。我喜欢 iPad Pro，到目前为止，它是我工作效率最高的设备。我用它来处理与业务相关的任务、写作和个人事务。
作为我的主要工作设备，iPad Pro 也是我生态系统的核心。每个工作日开始时，我都会在 Sorted3 中提出当天的计划。每当有新任务时，我都会在办公桌前直接将它们输入 Sorted3。有了 Magic Keyboard，iPad 还可以利用 Spotlight 搜索和自然语言，快速高效地创建新的日历事件。
图片由作者提供。
我使用 Spotlight 搜索作为 iPad 最强大工具之一。到目前为止，Spotlight 是在日历中添加事件或时间块的最快方法。
作为我的主要工作工具，iPad Pro 当然也是我用来计划日程的设备。
5. 汇聚一切的应用程序 – Sorted3
每次 macOS 更新后，我都会多次尝试从第三方解决方案转向只使用苹果的第一方应用程序。然而，苹果的设备生态系统虽好，但应用程序生态系统却越发落后。我缺少应用程序之间的稳固接口，尤其是日历和提醒事项。（火箭君注：有些事情，苹果自带的的程序之间接口处理得很好，但功能不足。 有时候，第三方App 做得很好，但接口不足。）
Sorted3 就是为我解决这个问题的应用程序。它有日历和提醒事项的接口，是我所有设备上最重要的应用程序。
不过，我用得最多的还是 iPad Pro 上的 Sorted3。它能将我通过 Apple Watch 转移到提醒事项中的所有内容以及所有事件导入到一个单一的每日视图中。通过为我的提醒事项指定日期和时间，它们就会直接整合到「到期日」那天的「每日计划」中。这为我节省了大量的时间，也让计划事情变得更加简单。（火箭君注：除了 Sorted3 不少第三方 App 都可以实现，上次介绍的第三方日历类工具就有类似机制，其中最有名，可能也是最昂贵的就是 Fantastical）
但是，我的文章还没有涉及最受欢迎的苹果产品之一。那就让我们来回答这个最后的问题吧
6. iPhone 的作用是什么？
苹果公司围绕 iPhone 构建了整个生态系统。从生态系统发展的角度来看，这绝对合情合理。然而，在我的生态系统中，iPhone 并不是核心。它是我无法提高工作效率的设备。我宁愿用它来浏览社交媒体和网页文章。
不过，在我的任务和时间管理系统中，iPhone 更像是一个「信息追踪」的设备。当我不在办公桌前或在下班路上时，我会在 iPhone 上记录我的通知、所有收到的电子邮件、任务和当天的日程安排。当我无法在收到重要邮件的第一时间处理它们时，我偶尔会用它来设置提醒，我喜欢在 iPhone 「今日视图」中的 Sorted3 小组件（widget）上将已完成的任务从我的列表中勾选出来。
当然，iPhone 仍然是我与朋友、家人、同事和商务联系人保持联系的主要通讯设备。
最后 …
苹果生态系统为我提供了个人时间和任务管理系统所需的几乎一切。一个由各种设备组成的伟大而多功能的生态系统，一套出色的免费第一方应用程序，以及为每一个生产力系统奠定坚实基础的各种功能。这是我拥有过的最好的工作系统。
然而，应用程序间的 「生态系统」在某些方面仍不成熟。苹果公司目前正在浪费大量的潜力，因为现有应用程序之间的接口缺失，不必要地限制了它们的可用性。但重要的改进即将到来。我对 WWDC 和下一个操作系统版本的发布寄予厚望。我希望传言中的人工智能功能能被植入 iOS 和 iPadOS 18，进一步促进苹果生态系统中的时间和任务管理。 （火箭君注：我也很期待，下一代 iOS 可以将 Siri 提升到一个新高度，让任务管理变得更聪明，更能理解人意，并开放接口给 第三方 App 使用）
效率火箭，火箭君的新博客 