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现在市面上，项目管理类的工具已经有很多。

在很久以前，大家比较注重「指标管理」，最早期的项目管理都在乎：进度，日期，预算，EV 等指标。后来，配合敏捷思想的普及，很多大项目被拆解细化，再加上轻量级的小项目也不断涌现，搞个小产品，策划一个小活动 等等都变成了轻量项目管理的范畴。这时大家更注重「状态管理」，看板工具应运而生。 看板工具早期以 Trello 为代表，但现在看来也已经逐渐过去。现在人们进入了「注重沟通」的时代，而看板之类的「状态管理」已经成为多数工具的标配，相应的，沟通效率倒是成为了瓶颈。 疫情期间催生了一大波「远程协作」或「远程会议」工具，更加推进了「注重沟通」的趋势。 下图为 Miro 白板的 视频沟通功能。

我觉得，以「飞书」为代表，人与人的语言沟通，以及基于文档的文字沟通，都达到了很高的水准，项目远程协作成为一件易事。当然其它大厂也很注重这块蛋糕，我们之前也有介绍过类似的工具。

但今天我要介绍的是另一款新兴的工具， 和「飞书」不同的是，这款工具非常轻量，而且贴合「小团队」的应用场景。 其中部分功能也能让人眼前一亮。虽然未来市场如何犹未可知，但这款工具还是努力做了一些不同的尝试，至少值得鼓励一下。或许也可以给大家带来些启发。

这款工具名为 「妙记多」 Mojidoc。

「妙记多」登场

这是一款 Web App，目前刚开始公测不久。

工具上手感觉像是一个普通的「模块化」笔记，也支持“/”编辑命令行。每份文档象一个页面，页面可以互相嵌套形成子页面。

这些功能现在似乎都成「标配」中的「标配」，我就不再赘述。

我觉得，「妙记多」的重点在于项目协作上面：

实时语音通话

「妙记多」在文档上方有一个快捷的「语音通话」按钮，用户可以针对一份文档快速发起一个语音通话进程。这个语音通话进程会产生一个共享链接。用户将连接复制粘贴到其它的通讯工具或邮件后，只要其他用户点击了链接，就能进入「妙记多」，看到被分享的文档，并开始协同通话。

我试了一下，通话的语音质量还算清晰。 不过目前只有音频通话，海外不少协同工具已经可以进行实时视频通话了（比如 上文提到的 Miro，对着白板开展 Video Chat）。 不过，是否视频还是要看实际场景和需求了，国内似乎大家比较「腼腆」，不太愿意露脸。

镜头跟随和编辑协作

现在，不少协作文档已经有「跟随模式」了，就是一个主持人在讲解文档时，其它观看者只能跟随主持人的视角，看到主持人指向的页面，甚至所在的一行。 相当于remote presentation 时，拿了一个 类似 PPT 翻页器或激光笔的东西。

「妙记多」支持主持人的「跟随模式」，也支持用户临时脱离跟随自行翻看，如果有权限的话，还能协同编辑文档，其它观众或主持人也能实时看见。

值得一提的是，「妙记多」的「跟随模式」更加细致，例如文档中有些模块可以弹出放大显示，观众也能看到放大后的效果。 如果产生了子页面跳转，观众也能跟随。简单来说，跟随体验更加接近于「共享屏幕」，不过要流畅很多。

接力

「接力」这个功能，是我比较喜欢的。 「接力」可以让我们在「沟通管理」和「状态管理」之间切换。有点类似其它协同工具的 @+用户。

「妙记多」的 一份文档可以被「接力」给一个或多个用户，相当于「传球」（也有人说是「甩锅」）。 例如设计者可以把文档传递给开发者，开发者可以传递给几个测试人员等等。

所有接力信息都会在每个用户那里被汇总起来，形成自己的待办清单。 而管理者可以在另一个视图里，明确看到每份文档当前处于什么状态，经历了哪些状态，谁正在负责。

从这个「接力」功能里，似乎能看到 看板，待办，@用户，甚至古老的公文流转的影子，不过总的来说，在项目管理场景下还是挺实用的，尤其是基于文档的项目管理协作。

最后

「妙记多」还是一款很新的产品，我个人觉得在 飞书，钉钉 之类大厂围剿的协作市场里面，要搞些名堂确实需要一点勇气。不过考虑到 ，一些小型扁平化团队以及一些利基市场，「妙记多」或许能找到一份自己的天地。 前提是，方向要明确，要朝着一个「接地气」的场景反复优化，才有可能胜出大厂的通用管理产品。 如果什么都想要，最终很可能什么都要不到。

至少我目前看到「妙记多」其实不太适合进入高度内卷的 个人笔记或知识管理领域，因为目前他们有限的技能点都点在了沟通协作上面了。 而市面上也不缺一个「模块化」笔记App（想想最近退出的蜘蛛笔记）。

大家要是有兴趣可以看看，顺便给他们的PM吐个槽， 「妙记多」内置了 Intercom 聊天窗 可以实时吐槽，也算是一种「注重沟通」的表现了。

妙记多官网

https://mojidoc.com/

「视觉笔记」的逐渐兴起

近一年来，由于铺天盖地「类Notion」产品的出现，使得不少用户对传统「文字笔记」或者「混合排版笔记」出现了一些「审美疲劳」。

这时，由 Heptabase 较早提出了主打「视觉笔记」的概念，这点吸引了不少人的注意力。「视觉笔记」运用了人们对 视觉形状，相对位置，空间层级的认识， 突破了传统笔记 线性浏览 的维度。 在帮助理解识别这点上，其实有研究可以佐证，palm的创始人，后来去研究脑科学，在新书《千脑智能》里提到，我们的大脑有相当的部分被用于相对位置的识别能力。这种能力独立于语言表达和逻辑，更像是我们以前所说的要开发左右大脑的感觉。

不过，在具体使用 Heptabase 的过程中，我们会发现，它还是一款多种 View 切换的高度结构化笔记，虽然我个人很喜欢这点，但是既然说到「视觉笔记」，感觉还是缺了一点什么。 下图为 Heptabase。

在今年上半年，我被推荐了一款轻量级的视觉笔记 App，由于App比较新，当时我决定再观察一下。时至今日，这款 App 已经变得更加成熟，完成度也很高，今天我就介绍一下这款「轻而美」的「视觉笔记」。

这款视觉笔记 App 名为：氢图

氢图登场

氢图的创作者来自于前「幕布App」的团队。他们还做过一款卡片知识整理记录的工具「氢刻」，我们之前也有过介绍。

氢图 是一款 Web App，可以在不同系统的浏览器内打开。 其操作也非常简单，任何用过白板或画布类工具的用户，都可以立刻上手。 很多操作习惯都是此类App 通用的 ，例如 空格键拖动画布，快速添加箭头连线和形状等等。

视觉性

既然被称为「视觉笔记」，氢图 在视觉上还是花了些心思的，这点比 Heptabase要强。目前氢图支持：

• 多种形状
• 多种颜色样式
• 文本标题
• 元素间的连线（类流程图）

单单从视觉性这点来看，氢图似乎很像一个轻量版的流图工具，虽然不像 ProcessOn 那么「大而全」，但基本也覆盖了常用的视觉表现形式。

笔记性

尽管 氢图 很强调视觉特性，不过在笔记该有的功能上考虑得也挺周到。

氢图 内有一种元素称为「卡片」，其实就是卡片笔记， 这点倒和之前的「氢刻」App 很像。 在卡片笔记内，我们可以添加多种格式的文字。卡片编辑支持 Markdown 语法快捷，而且支持“/”命令行的功能。 如果有用过 WordPress类模块化编辑器的话，会发现， 氢图的卡片笔记也可以按照模块进行手动拖放排序，非常方便。

不仅是卡片笔记，在其它的视觉元素形状里，我们也可以填充带格式的文字，变成形象的视觉元素笔记。

笔记内容的搜索，也很方便，只要输入关键字，App 就会将相关的卡片笔记或元素形状逐一罗列出来。点击某个结果项，画布就能立刻跳转到相应的元素位置。

结构性

氢图 的视觉笔记结构以每张「图谱」为一个文档单位，图谱与图谱之间可以按树状结构多级嵌套收纳。 这就是经典的「文件夹」结构。

除此以外，氢图 也提供了一个视觉化的排列结构。 每张图谱可以在其它图谱中创立一个直通的快捷方式，这个快捷方式会带有目标图谱的「缩略图」。通过缩略图，我们可以大致看见里面的内容。当我们点击这个快捷方式的时候，就会直接进入到目标图谱里面。 这种方式，有点像传统笔记里面的跳转链接，不过现在变得更加「视觉化」了。

如果我们将这种嵌套运用到更多的图谱里面，那么就可以构建出类似下面这样互相嵌套的图谱，也可以算作是一种「文件夹结构」的可视化补充。

其它特性

氢图 目前还是一个偏向个人的视觉笔记工具，没有像 Figma 那样的多人实时协同。 不过仍旧可以分享已经完成的图谱给其它用户浏览查看。 另外， 我个人印象比较深刻的是，氢图的导出功能还是不错的，有很多 App 都不让我们方便地导出数据，希望绑定用户。 但是 氢图 提供了非常丰富的导出选项，让我们可以保存和掌握自己的笔记数据。

最后

目前氢图还处于公测阶段，可以完全免费注册使用。之后，除了免费的版本，应该也会逐渐推出高级会员等付费版本。 我个人觉得，这款产品虽然轻量但完成度较高，而且没有那种花里胡哨的广告之类，算得上是业界清流。

有兴趣的小伙伴们可以立刻前去试用，也欢迎给他们的开发者留下反馈意见甚至吐槽。

氢图官网

https://qingtu.co/

深度也是一个维度

当我们记录信息，尤其是整理知识时，很容易就进入了「平面分叉树」或者「平面网状图」的机构。 是不是对这种结构有些厌倦了？ 是不是感觉心智负担很重？

现在，来了一个「更高维」的产品。高维度对于创作者来说，心智负担可能更重了，但对阅读者来说倒是还行。

虽然本质上仍旧是「树状结构」，但是当人家增加了一个 Z 轴维度时，除了可以在平面上展开， 我们就还能在「深度」这个维度上进行树状展开。​

不太有概念？ 想象一下谷歌地图，就能理解了。

假设我要看下纽约百老汇，我可以从一个世界地图上，将屏幕视野移到北美米国那一块， 然后放大米国东北， 然后放大纽约，然后放大纽约曼哈顿，看到哈迪孙河附近，就能找到百老汇剧院了。当然也可以直接搜索 Broadway NY。这两种过程各有不同场景需要。一种是探索的路径，，一种是检索的结果，尤其在不知道明确结果时，探索是一种很好的知识处理手段。

如果把「知识库」隐喻为「世界地图」，这就是一个例子，一张地图可以蕴藏很多知识，有不同的路径，不同的深度层面。 我们在不同的「深度层面」上 探索到不同的结果，可能是一个全局图（五大洲四大洋），也可以是百老汇周边的纪念品小店分布。

现在，这样一款「知识库」中的「谷歌地图」终于来了，这款App名为 Infinity Maps

Infinity Maps 登场

这款 App 是德国的同学（博士）创立的，他们的研究表明，可视化的信息探索，有时比传统的信息结构效率更高。 基于这个「朴素」的观点，他们带来了这款 App。 用可无限可缩放的「地图」实现，信息整理和知识管理。

Infinity Maps 的 网页版 已经可以公开注册， 注册后可以先看看几个onboarding samples， 也可以直接上手开干。

简单来说， Inffinity Maps 可以让用户创建多个画布板块， 类似 Miro。

每个画布可以在上面添加两大类「元素」

• 卡片元素，也就是 文字/图片 等等信息内容
• Frame元素（也类似Miro），Frame是一个区域容器，里面可以填充各种元素，可以无限嵌套更多Frame。

通过 Frame 嵌套 Frame， 就可以将信息放在很深的层级里面。 而这些层级平时是看不到的，只有深入下去以后，才会在屏幕里面放大后显示出来。

为了帮助用户快速定位到某个层级，可以双击卡片的标题，屏幕就会将镜头放大，使得对应的容器或卡片可以被更好的展现出来。

另外， Inffinity Maps 目前也提供了关键检索， 就像前面说的 Boroadway NY，可以直接搜到某个深入层级的特定卡片，如果我们还记得关键字的话。

一些遗憾

尽管 Inffinity Maps 理念相当不错，逻辑也很清晰，不过缺点也很明显：

服务响应似乎不稳定

也许和网络有关，但即使各位用了番羽墙工具，仍旧会时不时出现信息未保存的提示，有时也会出现花瓣暂时无法打开之类的问题。可能还是和服务器负荷优化有关。

搜索可以更深入

比较讨巧的是，卡片可以设置 tag， 甚至可以指定颜色。 但这些似乎都是视觉上的效果。 如果可以对 tag 和颜色 等元信息加以利用，成为检索条件的一部分，想必会有更好的效果。 就像谷歌地图里，可以对所有标记为「餐厅」的地点进行浏览。

实时协同可以有

目前，Inffinity Maps 支持 分享和导出。不过，像这类复杂结构的内容材料，用户可能对「分工创作」或者「对照讲解」会有很强的需要。 例如：多人各自完善一块区域的内容制作，然后互相讲解，或者给后来的观众进行讲解。

界面颜值可以更高一些

这个 App 的界面， 有种一言难尽的感觉。 和 Miro / Muse / MilanNote 肯定是不能比的。 但也不是极简的风格。 像是个十几年前早期生产力工具的风格。 但是颜值虽然不高，我不得不承认，逻辑还是相当自洽的，是例如嵌套，缩放，定位的UI 都是很清楚的。 只是单纯的不够 sexy。

对用户还是有较高的排版要求

很可能前面的问题都不是问题，这个才是最要命的问题。

这款 App 注定不是给大多数人使用的，甚至不是给剩下人群里面的大多数使用的。 我现在能想到的只有很有限的场景下会用到 map 结构， 而不是传统的列表，网络或树。其中很重要的一个原因是，对创作者有较高的排版要求，并不是信息往画板上一堆就完事了。 而应该考虑，哪些信息该出现在哪个层级上，当前信息应该和哪些信息靠近摆放，层级过深是否会导致探索路径过长 等等问题，这些问题，以前也要考虑，不过受限于维度，以前其实不会太复杂，但是维度上升一层，复杂度就会成指数上升，

最后

App 目前已经公开可注册，有免费版，也有付费订阅。 免费版有500个卡片的限制。 付费的话，价格可以参考下面：

总的来说，这款 App 有 一流的理念，二流甚至三流的体验； 另外应用场景也有限，大家可以当作启发看看。

如果大家确实有复杂的知识梳理，或者教育培训需求，又或者干脆想换一个不同的花式思维导图工具。 那么不妨先从注册 Inffinity Maps 的免费版开始试用。（对了，官网可能是德文版， 右上角可以切换语言）

Inffinity Maps 官网

https://infinitymaps.io/

当 PPT 逐渐沦为……

PowerPoint 在职场上流行是有道理的。

当我们整理思路或总结信息时，可能会用到各式各样的文档或笔记， 但是，这些信息中的相当部分最终会成为某种输出。 对于职场人来说，一个重要的输出类型便是：「报告」。 有的报告从来不会有人看，直接被扔进「归档」文件夹，例如：周报，日志； 有些报告则至关重要，需要和人面对面沟通加以阐释，例如：一份项目提案报告，一个决议草稿。

那些需要和人沟通，寻求他人理解和支持的文档，显然不能太过复杂，只要列出 观点即可，更多的详细内容可以通过附件或者当面解说来完成。 PPT 就是一个理想的演示自己观点的工具。

但是至今日，PPT 正在逐渐沦为「炫技」和 比拼「素材」的工具。有的PTT花里胡哨，空洞无物； 有的PPT，内容负荷过大，恨不得将一整片文章塞进一页幻灯片（就像下面这张）。

现在，有一款工具，轻松就能做出简洁明了的幻灯展示，和 Notion 一样，这款类PPT的工具支持多种「积木式组件」。 「积木式组件」可以帮助我们快速制作出形式丰富的展现页面，关键是，这还不用花我们太多精力。

也就是说，当展现手段成为了一种次要或者几乎不用费力的过程后，我们的精力就自然能集中在内容上，而展示 简洁明了的内容 恰恰才是PPT 类文稿的「初心」所在。

这款支持组件式构建幻灯片的工具名为 Gamma。

Gamma 登场

Gamma 是一款新兴的产品，但自出道以来便备受好评。凡用过的人很难不留下深刻的印象。 Gamma 是一个 Web App，可以在网页上登录，然后立刻开始幻灯片制作。

高颜值

PPT类展示 给人的第一观感印象很重要。Gamma 具有较高的设计品味， 一个普通用户即使只往页面里面填充内容，便可以做出不错观感的展现。 况且 Gamma 配备了多种主题，我们可以自行调节。

模块化

这是 Gamma 的 重点功能 所在。比起其它工具（甚至 微软 PPT 本身），在 Gamma 里面嵌入一个 资源 或者一个排版格式 ，真的是太容易了， 就像 Notion一样。 我们可以快速从侧边选取各种类型模块，包括：

• 文字及标题模块
• 分栏组件/简易表格
• 图片/动图
• 不同来源的视频片段
• 常用的图表模块（韦恩图，时间线，四象限……）
• 嵌入其它 WebApp 的内容片段（Figma，GoogleDoc，Airtable ……）

有趣的是，Gamma 也支持 / 命令，可以说在输入 幻灯片上的文字时，随时触发模块插入，这点也和 Notion 类似。

结构性

一份 Gamma 文稿（被称之为 deck）可以在 「编辑模式」 和 「演示模式」之间切换。 deck 的内部有一个树状的目录。 可以快速将 幻灯片 展现出来，同时将下面的子观点 也分列出来， 这也是一个很好的内容提纲。

在 deck 外部， Gamma 则通过文件夹（被称之为 channel） 将 多个 deck 管理起来。（channel 是一个一级文件夹，没有子结构）

协同性

Gamma 支持 多人协同编辑， 备注评论系统， 以及共享编辑权限设置。 这些功能基本是现代 协作类 App 的标配了，就不再赘述。

模板库

如果大家有兴趣，建议看看 Gamma 的 模板库。

模板库里有常见的 工作模板， 诸如：

• 小组会议展示
• 公司介绍 / Pitch
• 运营规划
• Review
• 需求设计
• 纯视觉展览
• ……

另外，Gamma 还有一个 名为 Inspiration 的 样例库，里面有一些制作精良而且内容充实的实际应用案例。 读来也别有风味。

最后

总的来说，Gamma 是一款设计精良，品味在线的 PPT类工具。 火箭君个人对其的评价还是挺高的。

而且看得出，Gamma 在许多地方体现出了相当的「业务经验」，不是一个初出茅庐的「新兴半成品」。这意味着，我们用户可以立刻上手使用，而且直接投入到各自实际的工作中去。

Gamma 目前还在 Beta 测试，免费可用，以后可能按 免费版 和 Pro版划分，每用户每月收费。

Gamma 官网

https://gamma.app/

据火箭君所知，很多小伙伴的工作属于「消息驱动」，类似于：

• 收到一条微信消息去办什么事情
• 收到一个客户电话忙着去准备材料
• 看板里面多出一个 issue， 忙着去改
• 业务系统出现一个订单，忙着去处理

……

甚至从没有这些经验的人，也可能会被老板口头的一句喊话驱动去工作。 就在此时，楼下在喊「今日大SHAI，快来做HESUAN」，这条消息也驱动了不少人下楼去。

消息的种类繁多，而且来自不同渠道，如果一直分神应对，简直是效率杀手。 我们就想象一下，当我正在专注写报告时， 一会儿一个微信消息进来，一会儿想去查查邮件，一会儿被人喊一句打断，一会儿手机的某个App发来了通知，一会儿 Notion，Figma 备注有人回复了，快去看看 ……

关于「通知过多过杂」这个问题，Slack 曾经很努力的想要解决。Slack 将各种App 的通知由（第三方）Bot 汇入到 聊天的频道或线索里面。这样相关的消息会聚合在一起， 例如：所有 Notion 回复， 所有和某个项目有关的事情， 所有表格更新的通知 …… 我们可以稍后一起来看，统一回复， 应该说，这是 Slack 很了不起的一个地方。

顺便一说，我们之前介绍的 Shift 浏览器也试图统一来自 不同 Web App 的通知。

现在，有了一款专门将不同App消息汇聚到一起的 App， 这款 App 在Product Hunt上推出后立刻成为「当周最佳」产品（虽然运营成分很强烈，投票送12个月高级版）。 不过，从评论来看大家对消息聚集 ALL-IN-ONE 的强烈需求是真实的。

这款 App 名为 Acapela

Acapela 登场

Acapela 功能其实很简单，就是将来自不同App的消息 放在一个（或多个）列表里展示，但是显然，Acapela 在「消息盒子」的深度上做了挖掘。

分类展示

在我们登录了账号之后， Acapela 就能列出所有支持的通知渠道，除了 按 App划分以外，还能按照用户自定义的的组合创建文件夹。 例如：将 Notion 和 Linear 合并在一个文件夹下面，称之为「Bug处理」。更加高级的是，可以对通知进行再细分，将@张三@李四的通知筛选出来，形成文件夹（需要特定App支持，例如Slack）

即时回复

当我们在 Acapela 的列表里面选中一个消息时，它不是打开一个外部应用或者外部浏览器窗口，而是直接在当前界面里显示通知的「上下文」，并显示「回复框」。 这样，我们可以直接回复讯息了。 更具体点来说，Acapela 实际上是一个「伪装」成消息列表的浏览器， 所以每个消息背后都有一个待命的 WebApp。

如果我们愿意，也可以将消息设为 Snooze 状态，进行稍后回复，类似 GMail 的Snnoze 标签。

高效检索

这是以前无法想象的，以前我们都记不得消息来自哪里，自然也难以逐个App去检索。

现在有了集成到一处的「消息盒子」，一次搜索，就能查询各个消息出处。 而且，我们还能给搜索添加各种筛选条件。 这下，再也不会「死无对证」了。

一点感想

Acapela 又是一款 「高维度」的 ALL-IN-ONE App， 今年以来，火箭君介绍过多款这种 跨越APP 整合信息的产品了。

令人遗憾的是，这类产品虽然效用很大，但在国内可能没有市场，因为显然国内多数的 App 不支持被整合，没有公开的接口，也没有 WebApp 的概念。 大家想做的就是在自家产品的周围筑起高高的围墙，将「家门口的野蛮人」拒之于外。 至于交流合作，生态繁荣，多样性什么的，那都是没有的。 结果就是，只有几家巨头，各成一套，用户也没有什么选择。自然而然，产品之间也没有（也不需要）良性的竞争，只有对抗。

诚然，这其中我对国内各家产品并无特别怨念，巨头的某些产品在功能上的确是优秀的，至于为什么产品最后会变成这样，有一些 不可抗拒 / 不可描述 的现实原因。撇开原因不谈，单纯归纳分析，生态之所以会变成这样，只能说明不这样做的产品都提早凉凉了（有种寒气传到了每个人身上的感觉），这仅仅是一个适应环境从而生存下来的问题。

当有朝一日，我们看到国内有 Acapela 这样的产品积极出现时（自然发生的前提下，不是破解人家App的接口），这才是一个正面的迹象，说明软件生态走向了一个新的高度，或者说，爬出了大坑。

最后

Acapela 目前只支持 Mac，需要等待列表登记，有免费和付费版本，主要区别在于 收取消息的数量和种类上限不同。Gmail 整合是原本没有的功能，后来 Acapela 才加进来的，但是这个功能居然要收费板材支持，这个有点想不通，其它免费方案倒是蛮有诚意的，一般人足够用了。

如果，大家主要依赖大量海外效率工具，或许值得一试。

Acapela 官网地址

Acapela | All work notifications in one inbox

虽然这几年，花式的清单类工具越来越多，但能否真正提升效率，恐怕有不少学问在工具以外。 火箭君自己就觉得，一些厉害的工具 App 如果没有配以合适的方，就像拿着「洲际导弹打蚊子」，徒劳无功，纯粹只是浪费。

Todo 清单就有学问在其中，哪怕是纸笔记录，也不是往上面写几句话，然后打几个勾那么简单。 我个人颇有一些心得，不过偷懒起见，就没有整理归纳出来。 最近恰好看到一篇海外文章，和我的心得颇为相似，索性就在这里翻译出来，分享给大家。 尤其是作者在清单中引入了「摩擦」的概念，让观点变得更形象。

这篇译文的原作者是：Quirky Thinker & 编辑 Ebin Jose，原文出处：https://medium.com/@vishakhpro/how-to-really-make-a-to-do-list-8db179f4ee7c。 以下正文，除了翻译，我做了适当的节选和编辑。

正文

待办事项清单（To-Do List）是许多创作者和生产力专家都信奉的东西。

但是如何有效使用待办事项清单，或者如何制作一个真正的待办事项清单，却没有得到应有的讨论。这里，我想和大家分享一下，我这些年来在制作一个有效的待办事项清单方面所学到的东西。

在哪里列一个待办事项清单？

有许多App和网站可以帮助我们列出待办事项清单。谷歌Calendar，Todoist，微软 ToDo。但是，制作待办事项清单的数字方法可能太快了、太客观、太死板了。我更喜欢用经典的方法来列待办事项清单: 用笔和纸。

当我真的把想做的事情写在一张纸上的时候，会感觉更加个人化，并且会在记忆中停留更长的时间。东京大学对大学生进行的一项研究表明，在纸上写字显示出更多的大脑活动和更好的记忆保持能力。 （火箭君表示同感）

什么时候列一个待办事项清单？

我读过很多关于自助和提高工作效率的书籍，其中很多都建议列出要做的事情清单(尽管也有很多人建议不要这样做，比如 Cal Newport)。一半建议在早上列清单，另一半建议在前一天晚上列清单。

哪一个方式更适合，由我们自己决定。在做出决定之前先试验一下。就我个人而言，我更喜欢在晚上列出清单，因为这有助于我更专注于完成任务。作为一名大学生，我早上很难做到。（火箭君表示，我更适合早上）

如何列出待办事项清单？

在习惯形成的人类科学中，有个术语叫做「摩擦」，是当我们试图做一些我们不喜欢做的事情时所面临的精神阻力。

例如：

• 如果我想锻炼，我的大脑会告诉我自己，「伙计，放轻松，今天不锻炼好像不会对你有什么影响。你可以明天再锻炼。」这就是一种阻力。

传统的待办事项清单如下:

如果你看着这样一个待办事项清单，你是否愿意做清单上的任何事情？如果你像我一样，可能不会，我们的大脑已经排斥这个列表的原因是因为「高摩擦」。

那么，我们怎样才能减少因为列表而产生的摩擦，并且在列表上打勾呢。

要做到这一点，列表可能应该看起来更像这样:

「低摩擦」清单是什么样子的？

如果一个待办事项列表同时减少了 「垂直摩擦力」 和 「水平摩擦力」，我称之为 「低摩擦列表」。

• 垂直摩擦力及其减小方法

垂直摩擦力是向下的

垂直摩擦是当你不想在清单上做任何事情时的感觉，也就是你不想在清单上往下移动，你只是不想从你的待办事项清单上勾选项目。

那么如何减少这种情况呢？你甚至在你的待办事项列表中写下最基本的任务。如果你早上醒来(我相信你会的) ，把它写下来作为待办事项列表中的第一项。写下“刷牙”，“早餐”，以及所有其他你经常做的事情。然后继续写下你通常会写在清单上的事情。

它会产生的效果是，当你从待办事项列表中勾出「wake up」的那一刻，你会有一个小小的冲动去勾出列表中更多的项目，当你到达实际工作时，你会感到更有动力去做这件事。

• 水平摩擦力及其减小方法

水平摩擦力是人们开始工作时所感受到的摩擦力。假设，我想读一本书，但我不想把它拿起来。我想写一篇文章，但不想写第一个词。如果我要去锻炼，最困难的部分就是穿上鞋子。一旦开始，实际工作并不像大多数人想象的那样艰难。

为了减少这种情况，除了实际的复选框之外，还要添加额外的复选框。例如，如果当我写下了“读一本书”，在旁边加上三个复选框，第一个复选框应该在读第一个单词的时候勾选，第二个复选框应该在读一页的时候勾选，最后一个复选框应该在读20页的时候勾选。

• 标记紧急任务

有些任务你必须马上完成，比如第二天要交的作业，或者第二天要完成的项目。对于这种类型的任务，减少水平摩擦的规则是一样的，但要与其他任务区分开来，用不同颜色的笔写，最好用红色的笔(或者待办事项清单的特殊位置)。

这样你就可以把任务和其他任务区分开来，无论何时你看清单，你的眼睛都会被重要的任务吸引。但我更希望你在完成前三个简单的任务——起床、整理床铺和刷牙——之后再做这件事。

• 把这个写在每个列表的最上面

IT IS OKAY IF I DON’T TICK ALL THE BOXES

我们毕竟是人类，到最后我们一定会感到筋疲力尽。即使说「不」也是 OK 的。

如果突然接到一个很久没有联系的朋友的电话，可能会花几个小时重新联系。it is okay.

如果没有突如其来的优先事项，或者没有来自朋友的电话，我仍然无法完成这个列表，很可能就是因为它无法被完成。几乎所有人都高估了 自己一天能做的事情，这会诚实的反映在创建的待办事项列表中。永远不要因为没能完成清单而内疚。（火箭君注，应该从中学会审慎的评估最重要的事情，以及了解自己实现的能力， 参见以前介绍的 Bento 方法，也是类似的意思）

请记住，我们是人类而不是机器，这个 Todo 列表不是机器的一套代码，它只是一个工具，让我们更容易实现我们想要的结果而已。

信息碎片化，是我们这个时代难以绕过的一个问题。 我们的信息来源太多太杂，网页，笔记，视频，邮件，IM，电子文档，甚至过度活跃大脑的灵光一闪 …… 我们每时每刻都在接收信息。这些海量的信息又会促使我们思考，也许部分小伙伴，就会产生：信息要不要保存下来，以后是不是会有启发，万一以后忘了怎么办，如此种种的焦虑。

相应的，碎片信息收藏工具，或者说信息囤积工具，或者说信息吃灰工具，也就应运而生。 早期的收集工具，倒是更像是 书签工具，文摘工具，高亮工具 等等；有不少是「只管挖坑不管埋」的那种。 后来大家意识到， 碎片信息光收集下来也没有太大意义，最多就是「心理安慰」，只有事后对碎片的整理和索引才会带来价值，这些索引在未来可以启发我们（其实还是可能继续吃灰）。于是，「信息太多我该怎么整理信息？」等等，又形成了新的焦虑，并且产生了新的对应产品（XX知识体系类的 课程/方法/工具等）。

我们今天说的 Napkin 在早几个月 就被一些圈内大佬推荐过，Napkin 主打的也是碎片信息收集和整理，但和传统笔记或剪藏工具不太一样， 让人有耳目一新的感觉。但Napkin 能否实际解决每个人的问题，或者是否能引导我们走向最佳实践，还需要观察。

由于，火箭君近期刚拿到 Napkin 提供的测试资格（和之前说的几位海内外大佬远不能比），所以 在今天才来简单介绍一下 Napkin。

Napkin 登场

Napkin 有网页版 和 iOS版。 iOS版我一直没有登录进去，可能需要一些不可描述的手段支持才行。

Napkin 吸引我的一个重要的特点在于：简洁。 不像有些 App 有一堆的功能，恨不得自己是「十项全能」：快速笔记，文件管理，日程管理，文档排版，表格工具，PPT输出 …… 就像老式遥控器一样繁琐。 Napkin，就如其字面意思，用纸巾记录简单信息（还暗示了只能记录 短小信息，太长记不下）。

添加卡片

Napkin 打开后就是一个空白界面，可以手动往里面添加文字卡片。也可在浏览器插件的帮助下，从其它网页摘取信息。 而且，目前只能 摘取/输入文字信息，不支持图片，但我觉得这也够了，毕竟，图片类的 mood board 有另外成熟的工具，不用强求 Napkin 面面俱到。

Stack 分类

信息加入 Napkin 后，就类似躺在收件盒里，如果没有被分类，我们甚至无法看到每张卡片的具体内容。 Napkin 支持用 Stack（其实就是文件夹标签）进行分类， 每个卡片可以属于多个 Stack。

进入Stack 后，就可以看得更详细了。

标签分类

Napkin 也提供了我们熟悉的卡片标签分类。

说到标签，Napkin 除了手动添加任意标签以外，还支持 通过 AI 提供 Magic Tags，也就是通过 分析文字，自动提炼出关键字作为标签。这样久而久之，我们可以用很小的代价，快速用 智能标签 连接起相关的卡片。这也是被吹捧的特性之一。

我实际用下来，只能说，Magic Tags 还有待提高。至少对于我来说，这些自动标签不太有意义。AI 似乎可以揣测出我在描述什么，像猜谜语，但是 AI 没有上下文，很难提炼出要点，而且其中有很多个人偏好或个人观点等主观因素，这是 AI 永远不可能揣测出来并形成标签的。 AI 怎么知道 我会对一个卡片贴上 「喜欢」还是「不喜欢」的标签。虽然，以后通过大量机器学习和训练，也许逐渐会变得可能，不过那也是「未来学」的事情。

信息连结

除了标签，Napkin 还为卡片 准备了「连结」的功能，这个功能类似于「双链」，也就是手动将两张卡片关联起来。

「标签」也好「连结」也好， 最终都可以将卡片的关系，反映在一个「连结视图」上， 当我们选中一张卡片时，被连结的卡片也会部分地出现在周围， Napkin 似乎不会将所有连结一次性反映出来， 但是可以通过多点击几次，刷新出不同的关系，类似于不断的灵感启发。 而且有了连结，就可以顺着连结找到另一张卡片，再看看那张卡片的连结，形成一种「漫游」……

卡片回顾

这个特性应该来自于很好的实践，收集信息最怕堆积吃灰，Napkin 会在特定的时候（例如：大于10条未分类）提醒我们进行「回顾」。

回顾时，Napkin会逐张卡片聚焦显示，上一张下一张切换，让我们对收件盒的卡片进行分类。而分类方式就是刚才说的：Stack / 标签 / 连结。这个回顾过程 和以前的 Omnifocus 的任务回顾很像（也是 GTD 的要求之一）。

另一个角度来说， 当我们被「回顾」逼得不胜其烦时，反向就会克制自己收集和囤积信息的欲望了，可谓很「治愈」。

最后

Napkin 功能不是很多，目前还在早期测试阶段，也接受大家氪金直接订阅，订阅分为几种：

个人觉得，对于国内用户，价格还是偏高的，虽然我手上有些优惠码，但折扣也不是很大，我就不放出了。我觉得，如果标价里面的 USD 换成 CNY，倒还是可以接受的。

另外，国内也有不错的 收集工具，例如：Cubox， 有兴趣可以考虑一下，我甚至建议 Cubox 的产品经理 可以看看 Napkin 的一些理念，取长补短。

做一个的简单的工具不难，做一个简洁但有内涵的工具很难。正因如此，Napkin 有值得欣赏的地方，希望将来可以有更大发展空间。

Napkin 官网

https://www.napkin.one/

我们之前有介绍过，在 Notion 火了之后，各路大小公司都疯狂卷入了这条「模块化笔记」的赛道之中。

时至今日，快一年了，多数「类Notion」产品已经问世，只有 微软家的 Loop 还迟迟没有交卷。 火箭君个人觉得，只有 Loop 才是真正在规模上可以和 Notion PK一下的对手，但是这开发效率也实在太感人了……

到了近几日，海外科技媒体开始爆出一些料，一些关于Loop 内部的消息被披露了出来，我们似乎已经很接近 Loop 应用的发布了。爆料内容中，一些新功能也第一次来到了我们眼前。

本次的内容部分译自于， FireCube 的推文爆料，以及知名博主 Francesco D’Alessio （KeepProductive），以及 TechCookies.in 网站。由于不可描述的访问原因，原地址就不贴了，不过上述这些名字都是可以搜到出处的。

Loop 再登场

从 近期的内部预览版本爆料来看：

App版本

微软的 Loop 会有 桌面版 和 iOS版 App，而不是那种纯网页版。

视频笔记

会有类似 Loom 的 视频笔记（Video Notes）功能。（这点有些出乎意料）

加强的 Task 和 Board机制

Loop 一开始就把多人协作放在了很高的位置，任务和看板协同势必会成为核心的用途之一。Loop 的任务分配和状态管理或许可让一些用户彻底取代轻量的项目管理工具。

草稿机制

虽然多人协同是主流，但似乎微软也保留了暂时不发布给团队的「私有草稿」机制。

联合更多微软应用的能力

从目前泄露的资料来看，似乎 Loop 至少可以融合 Outlook，OneNote，Groups（Teams）等日常笔记和联系类的应用片段。 当然，火箭君相信，Word，Excel 之类的应该也不在话下。

最后

我一度以为， Loop 被微软「砍刀部」砍掉了。 直到今天才看到一点消息，还不是官方的。 不禁让人感叹微软是不是野心太大，这也要那也要，最后难以出成果。 又或者，单纯的就是生产效率不高，我们看到 Window11 是在约1年前发布的，当初承诺的 一大特性 Android 子系统， 目前还是在 部分地区的 预览版本里面打转。

唯一让人有一点希望的是，微软凭借 庞大的 Office/Windows 用户群，以及企业渠道，可以快速 推行 Loop，这种速度是 Notion 完全无法企及的。 就像 Slack 和 微软Teams的竞争一样。

最后，有兴趣的话，大家可以去 FireCube 的推上去看看， 回贴里面还有一些更多的信息。 但不管如何，在实际发布前，以上内容仅供参考，以最终发布为准。（也有可能，既然大家都喜欢这功能，那就砍掉这个功能了）

我们如果常用 Notion，也许会注意到： Notion 开始有意提醒我们一些新特性了。 近期来，有不少新迭代的功能，在火箭君看来相当实用。甚至，一年前我就希望 Notion 可以自带了。 今天，我们来总结一下这些较新的实用功能。

本文部分素材翻译节选自 Thomas Frank Explains （油管），考虑到不可描述的原因，地址就不贴了，不过很容易搜到的。10 New Notion Features You Need to Know About!

Notion 新功能

（可嵌套）多列结构

现在 只要选择 「列表模块」 就能轻松实现 文档的多列编辑。 我们也可以 通过快捷指令 /Col 进行选择。Notion 目前支持 2~5 列的快速分割。

想要分割更多列出来？那可能需要一些技巧。 好在 Notion可以在每列下进行再分割，也就是「嵌套多列结构」。 方法和之前一样，/Col 即可。 如此一来，只要屏幕够大，放一个「周计划表」上去也没有问题。

Database 侧边分屏 （SidePeek）

这个功能，一直是火箭君期望的。

我们知道，Database 中的每一条记录， 其实可以转换为一个 SubPage。 但是浏览这个 SubPage 要么是 Pop-up，要么是全屏。 现在， 可以通过 SidePeek 模式，可以将子页内容固定在屏幕的一侧。这样，我们就能一边浏览 Databse 列表项目，一边快速的看到某条项目的内容明细。

下一步，希望 Notion 能将 SidePeek 运用到更多原本需要跳转打开的地方。实现更多的「分屏操作」。

增强的 Database 关联

Notion 在 Database 上的增强体现在，可以将一个 Database 和另一个DataBase的字段关联起来，形成子级结构（现在还可以「一对多」关联）。虽然对于专业的DB来说，这些都不算什么。不过毕竟 Notion只是「民用级别」的工具，能做到这些已经很不错了。而且，Notion 还提供了增强的 关联选择器， 通过某些DB 字段进行可视化的筛选，供用户快速选择关联记录。

不过我个人觉得，专业事情还是交给专业工具为好，Notion 正处在一个 「民用」 和「工业用」之间的微妙位置，可能会两头不讨好。

备注增强

现在，用户可以对文档的「备注」 添加表情（Emoji）回复了。话说就像 Slack的表情回复一样。

而且，我们可以将「备注」作为一个带预览的Block，粘贴到其它文档当中去。 对于那些经常要「引用发言」的场景下，这个功能也许会很有用。 例如：反馈总结报告。

更多图标，样式和组件

Notion 在提高颜值上，从来没有让人失望。

以前，用户为了给Notion文档设置一个标题图标，回去费劲脑汁选择一个合适的 Emoji ，现在 Notion自带了一个图标库，而且可选颜色。

另外，或者说终于，Notion 现在也能使用「进度条」样式了。「进度条」可以为数字类型的 Database 字段提供 Bar和Ring 两种形式的展现选择。看到这个迟来的进度条，不知某来用户做何感想。

最后

最后，还是想强调一下，工具为目的服务，工具不是目的本身。

如果目的不够明确，其实什么花哨的功能都是分散精力，还不如 普通的 备忘录/日历 App 好用。如果我们恰好在某些领域特别倚重某类工具，工具的新功能才会发挥作用。

比如：日常需要管理多条项目进度时，那么上文提到的类似「进度条」样式就会变得很有用，SidePeek 也可能会有用。

千万不要为了工具的新功能，而去找什么事情可以匹配，这很容易沦为「拿着锤子找钉子」的。

这是一款很有意思的 Todo App。 如今待办清单工具已经高度同质化，各类大同小异的清单工具满天飞。能有差异的 Todo 工具，少之又少。

一般的 Todo类 工具，都巴不得我们把所有事情记录在其中。然而，等到我们事无巨细的 记录/分类/整理 后，我们就不太有精力去真正执行这些事情了。 所以充其量，我们只是做了个「让自我感觉良好」的列表而已，你看，我已经把事情都列出来了 ，我的大脑可以放松了。如下图一样，密密麻麻的记事风格是现在主流。

当然我们也知道，最大的困难其实在于执行，尤其是专注的执行。我们以前也讨论过，可以进入「心流」执行的任务才是最有价值的，那些随手一做的事情，例如：交个电费，其实都是 operation， 不得不做而已，徒费我们时间精力。

因此，如果要列清单，精力应该放在那些 最有价值 的事情上面，其它事务只需要按时提醒而已。

Bento 就是基于这样一套「少就是多」理论而衍生出来的 工具 App。最近，有不少海外的效率工具大V纷纷为 Bento 点赞，我们就来看看。

Bento 登场

Bento 就是「便当饭盒」的意思。Bento 这款 App 充分运用了便当的隐喻。我们的便当一般不会很大，所装的食物有限，因此如何组合搭配成为了一门学问。

Bento App 主张 将我们的目标（或周期）分解为若干个 「便当」（也可以理解为关键的任务组合），每个便当可以存放最多三个任务。 对的，最多只有3个。

3个任务 是一个组合

• 其中一个是 要耗费精力的 可能需要进入心流的任务
• 一个是 需要些注意力但不会耗尽精力的任务
• 另一个是比较轻松的任务

这种Bento搭配，就像在有限的饭盒里装上荤素小菜一样，不能全是大肉，也不能太清淡。

使用App时，用户需要

• 整理（Pack）自己 的任务组合。 我个人建议，每天早上花5分钟，想一想，今天最重要的几件事。 放进便当里面。
• 然后按照一种流程逐个解决（Flow）， 流程也是有讲究的，例如：上来就做最重要的，再做次要的；也可以从最小的那个任务开始，循序渐进。
• 在具体做事情时，尽量专注（Focus），不鼓励多任务，从而保持最高效率的产出。

Bento App 实现了上述理念， 我们可以直接安排自己的 「任务组合」，或者按照推荐模板进行配置。也可以自己选择一个流程顺序。执行任务时，也可以对3个组合的任务分别设置番茄钟。

Bento App 界面精美，目前只有 iOS 可用，而且是收费应用。 我个人觉得大家未必要买这个 App，更多的是掌握 Bento的理念 即可，这样就能在其它已有工具上实现接近的效果。

很大程度上说，Bento 更像是一个 大幅简化版的 Todo 工具 。人为制造了任务记录栏的「稀缺」，从而让我们把注意力放到最重要的事情上。 火箭君的经验来看，「大/中/小」三个任务，其实是很适合的分割，远比密密麻麻的清单有用。毕竟，人的精力有限，时间管理其实就是精力管理，每次做好几件事情，积少成多才是关键。

最后

本文只是一个 Bento 理念的简介，如果对 Bento 有更浓厚兴趣的话，大家也可以看看 Bento 的官网，官网上理念介绍更详细，也更生动。 至于 App 反而更像是「附带品」了。如果希望实践，运用手机自带的「备忘录」也是可以的，很可能，普通的「备忘录」App 才是效率工具的起点和终点。

顺便一说，Bento 是 Keep Productive 的产品，Keep Productive 是海外一个介绍效率工具的自媒体，有点像我们效率火箭。 所以他们也是从理念出发，到产品落地，和我们也有相似之处。

Bento 官网

https://www.bentomethod.com/